Le pides a una herramienta de IA una presentación sobre los resultados del trimestre y en un minuto tienes diez diapositivas limpias, bien alineadas y con buena ortografía. El problema aparece cuando las lees, porque podrían ser de cualquier empresa. En este post vas a ver de dónde sale ese aire genérico y cinco cambios concretos, unos antes de generar y otros después, para que el borrador hable de tu caso.
De dónde sale lo genérico
Hoy varias herramientas arman una presentación a partir de una instrucción. Copilot en PowerPoint crea las diapositivas con base en lo que le pides, el complemento de ChatGPT para PowerPoint prepara un primer borrador a partir de tu material, Claude genera archivos de PowerPoint y Gamma arma un borrador estructurado a partir de un tema. Lo que se describe en este post puede aparecer con cualquiera de ellas, porque depende sobre todo de la información que reciben.
Cuando la instrucción es “hazme una presentación sobre los resultados del trimestre”, la herramienta no sabe quién la va a ver, qué decisión tiene que salir de esa reunión ni qué números tienes. A falta de esos datos, arma lo más habitual para ese tipo de encargo, con una portada, una agenda, “Contexto”, “Resultados”, “Próximos pasos” y “Conclusiones”.
Los propios fabricantes lo dicen en su documentación. Microsoft recuerda que Copilot solo conoce lo que hay en la conversación actual y pide darle muchos detalles, y en su guía de plantillas advierte que, si la plantilla no le da suficiente información, Copilot puede generar diseños genéricos.
Lo genérico casi siempre se nota en cuatro lugares:
- Títulos que nombran un tema en vez de decir algo. “Resultados de ventas” no le cuenta nada a quien lo lee. “Dos clientes nuevos explican casi todo el crecimiento de ventas” sí.
- Viñetas intercambiables. “Mejorar la eficiencia operativa” o “fortalecer la relación con el cliente” caben en la presentación de cualquier empresa, de cualquier sector, de cualquier año.
- Cifras sin origen. Si no le diste datos, la herramienta los omite, los deja como ejemplo o, peor, escribe una cifra que parece correcta y no sale de ningún lado.
- Diseño por defecto. El mismo tema de colores, iconos de relleno e imágenes decorativas que no muestran nada de tu negocio.
Los cuatro se corrigen, sobre todo, cambiando lo que le das a la herramienta y lo que haces con el borrador que te devuelve.
Cinco cambios para que el borrador sea tuyo
1. Escribe un brief
La diferencia más grande está antes de generar. En vez de pedir el tema, cuenta la situación. Compara estas dos instrucciones:
Hazme una presentación sobre los resultados del tercer trimestre.
Prepara una presentación de ocho diapositivas para el comité directivo de una distribuidora de material eléctrico. La reunión dura veinte minutos y tiene que terminar con una decisión, aprobar o no la contratación de dos vendedores para la zona norte. Estos son los datos. Las ventas del trimestre fueron de 14.2 millones, un 6 % más que el trimestre anterior, y el 70 % de ese crecimiento vino de dos clientes nuevos de esa región. El tono es directo. Termina con la pregunta que el comité tiene que contestar.
La segunda es más larga porque cada frase le quita a la herramienta una decisión que antes tomaba adivinando. Un brief útil responde cinco preguntas: para quién es, qué tiene que pasar al final de la reunión, qué datos hay, cuánto dura y qué tono tiene.
2. Pide primero la estructura
Antes de pedir las diapositivas, pide la lista de títulos. Es mucho más fácil corregir una lista de ocho renglones que ocho diapositivas ya diseñadas. Revisa que el orden cuente una historia, que no haya dos diapositivas diciendo lo mismo y que cada una tenga una razón para estar ahí. Cuando la estructura esté bien, pide el contenido. La ayuda del complemento de ChatGPT para PowerPoint sugiere lo mismo antes de cambios grandes, pedir primero un plan.
3. Haz que cada título diga la conclusión
La prueba es simple. Lee solamente los títulos, en orden, como si fueran un párrafo. Si al final entiendes qué pasó y qué se pide, la presentación funciona. Si lo que lees es “Introducción, Contexto, Resultados, Riesgos, Conclusiones”, lo que tienes es un índice, y todavía falta el argumento.
Puedes pedírselo así a la herramienta: “reescribe cada título como una oración completa que diga la conclusión de esa diapositiva”. Y revisa el resultado, porque a veces convierte “Ventas” en “Análisis de las ventas”, que sigue sin decir nada.
4. Dale tus datos y revisa cada cifra
Pega tus números en la instrucción o adjunta el archivo de donde salen, si la herramienta lo permite. Después, antes de presentar, recorre cada cifra del borrador y confirma que exista en tu fuente. Una cifra que no puedes rastrear no entra, por bien que se vea.
Los fabricantes piden lo mismo. OpenAI, en la ayuda de su complemento de ChatGPT para PowerPoint, pide revisar las afirmaciones y las cifras antes de compartir la presentación, Anthropic advierte que Claude a veces da respuestas incorrectas o engañosas, y Microsoft pide verificar cifras, nombres y fechas en lo que genera Copilot comparándolos con tu material de origen.
5. Aplica la prueba del logo
Tapa el logo y el nombre de tu empresa. Si la presentación podría ser de tu competencia, todavía es genérica. Busca las frases que sobrevivirían ese cambio y reemplázalas por algo que solo tú podrías decir: el nombre del cliente, la fecha del compromiso, el número exacto, la persona responsable. La misma regla aplica a las imágenes, así que si una foto no muestra nada de tu negocio y solo decora, quítala.
Un ejemplo que no es genérico
Este es un ejemplo que escribimos nosotros, una revisión de negocio mensual para una empresa ficticia de analítica. Las cifras son inventadas, pero la estructura es la que conviene imitar. La tarjeta enlaza al archivo de texto del que sale la presentación, que se lee casi como un documento.
Datacactus — Revisión de negocio mensual
Una revisión mensual real para un SaaS de analítica de e-commerce: ingresos, retención de clientes y los compromisos del próximo mes.
Fíjate en tres cosas. La primera diapositiva de contenido se llama “El mes en cinco líneas” y resume todo el mes antes de entrar en detalle, así que quien solo lee esa diapositiva ya sabe lo importante. Los títulos de las demás diapositivas se repiten igual cada mes a propósito, porque es una revisión recurrente y el equipo directivo ya sabe dónde buscar cada cosa, así que la conclusión va en la primera línea de las diapositivas que la necesitan. La gráfica se titula “Diciembre cayó en clientes activos por la baja de temporada; ya se recuperó”, y la diapositiva de riesgos abre con “La rotación en tiendas pequeñas está en 4.1%, arriba del objetivo de 3.0%”. Y la presentación termina con “Preguntas para el equipo directivo”, dos decisiones concretas para quienes están en la sala, donde una presentación genérica pondría una diapositiva de “¡Gracias!”.
Esas decisiones fueron posibles porque, antes de empezar, quedó claro qué tenía que salir de esa reunión.
Dónde entra SlideWeave
En SlideWeave describes la presentación y obtienes un primer borrador que puedes editar en un editor visual, sin escribir código. Todo lo de este post aplica igual ahí, porque un buen brief da un mejor primer borrador y los títulos, las cifras y la prueba del logo siguen siendo trabajo tuyo. Puedes empezar gratis y sin tarjeta.